La Reunión de Descubrimiento

Reunión de descubrimiento

Esto es lo primero que hacemos cuando empieza un proyecto y es quizás la fase más importante. Pero estas reuniones de descubrimiento no son para hablar del proyecto. Son para definir cual es nuestra responsabilidad con el cliente, para averiguar quiénes son realmente y porque hacen lo que hacen. Es probable que el éxito del proyecto se base en el desenlace de esta reunión. 

Es muy importante la comunicación y el lenguaje. Nosotros los diseñadores y programadores tenemos un lenguaje particular, un poco desvinculado del mundo real. Y nos gusta demostrarlo. Estamos orgullosos de nuestro conocimiento. Pero en este momento no se trata sobre nosotros y nuestro mundo, si no sobre el cliente y su mundo. Aquí todavía no estamos hablando de “como” vamos hacer, si no “qué” vamos a hacer, y más importante aún, “por qué” lo vamos a hacer.

Por eso tratamos de no hacer muchas preguntas sobre temas de diseño y programación como tal. Al menos todavía no. Nos gusta pensar en términos de diagramación, colores, tipografía, funcionalidad, usabilidad, navegación, pero no podemos esperar que todos los clientes nos entiendan. Todo lo contrario, para eso es que nos están contratando. Lo que bucamos es entender los objetivos y necesidades del negocio, de mercadeo y de comunicación. Si logramos descifrar estas inquietudes de manera exitosa, tendremos más posibilidadades de ejecutar una solución efectiva. 

Esto no significa que vamos a llegar a una reunión de descubrimiento con las manos vacías y la mente en blanco. Es nuestra responsabilidad investigar sobre el gremio, la industria y el mercado. De esta manera podemos hacer las preguntas correctas y mantener la conversación relevante y oportuna. También nos ayuda a demostrarle al cliente que somos competentes y que estamos preparados para ayudar, que pueden confiar en nosotros para resolver sus necesidades específicas (al final ese siempre es nuestro objetivo: resolver problemas). Si no logramos generar confianza, va a ser muy difícil poder dar con la solución adecuada. 

Pero cuidado, no es tan sencillo como suena. La mayoría de los proyectos que nos ha tocado desarrollar en realidad no son para el cliente, sino para su mercado, sus clientes, su público objetivo. Ojo, esto no se debe mal interpretar: el cliente es el que está pagando el proyecto y al final del día es él y no nosotros quien conoce realmente el negocio. Tenemos que ser lo suficientemente profesionales (y astutos) para poder diferenciar las necesidades y objetivos reales del proyecto, y lo que pudieran ser caprichos o ingenuidades que el cliente traiga como bagaje mal interpretado. Es importantísimo que el éxito del proyecto se base en el éxito del negocio (su modelo de negocio, dificultades operacionales, planes de mercadeo, clientes, procesos de venta, espectativas y sueños a futuro) y no en lo que un vicepresidente de mercadeo - por decir algo - intuya que debe ser.

Aquí les dejo un formulario genérico que usamos como base a la hora de reunirnos con un nuevo cliente. De ninguna manera pretende ser un documento que abarca todos los puntos necesarios y siempre tratamos de ajustarlo al proyecto en particular, pero con el tiempo nos hemos dado cuenta de que es un buen punto de partida:


Información básica

Nombre
Departamento
Cargo
Email

Sobre el negocio

Cuál es su modelo de negocio.
Como miden el éxito del negocio.
Qué dificultades han conseguido actualmente.
Describa de la manera más breve posible el sentimiento y/o atributos que quiere
comunicar la marca.

Sobre el público objetivo

Describa a su usuario final. Tome en cuenta edad, nivel socio-económico, sexo y
accesibilidad a internet, así como cualquier otro dato demográfico que considere
importante.
Cuáles son los intereses de su público objetivo.
Como se entera el público sobre la compañía, sus productos y servicios.
Porqué esta audiencia necesita este proyecto.

Sobre el proyecto

Porqué necesitan este proyecto.
Como figura este proyecto dentro del modelo de negocio.
Están dispuestos a modificar sus procesos por consecuencia de este proyecto.
Cuáles son los problemas fundamentales que pretenden afrontar con este proyecto. Colóquelos en orden de importancia.
Que necesidades específicas afronta este proyecto con respecto a su modelo de negocio.
Como se medirá el éxito del proyecto.
Cuál es la acción más importante que queremos que el usuario haga en este proyecto.
¿Tiene una estrategia de redes sociales? Explique brevemente.
Mencione alguna idea innovadora que quiere proponer.

Referencias

Mencione sus tres principales competidores.
Ventajas y desventajas de sus competidores.
Haga un listado de sitios que le gustan y porque. No tienen que ser de compañías de
su mismo gremio.